Datenschutz­erklärung

1. GEGENSTAND DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten“) ist uns ein wichtiges
Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir beim
Besuch dieser Website und bei der Kontaktaufnahme mit uns erheben, zu welchen Zwecken und
auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten, wie lange wir sie speichern, an wen wir sie
gegebenenfalls weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder
identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website unter der Domain zink-architekten.de
einschließlich aller Unterseiten. Sie gilt nicht für Websites Dritter, auf die wir
gegebenenfalls verlinken.

2. VERANTWORTLICHER UND KONTAKT

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und Anbieter im Sinne des § 5 des
Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) ist:

Gernot Zink Architekten
Dipl.-Ing. Gernot Zink
Am Ecksoll 1a
22145 Stapelfeld

Telefon: 040 675 80 246
Telefax: 040 675 80 248
E-Mail: info@zink-architekten.de

Für alle Fragen und Anliegen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte (siehe
Ziffer 11) können Sie sich jederzeit unter den vorstehenden Kontaktdaten an uns wenden.

3. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen
Datenschutzbeauftragten zu benennen, und haben von einer Benennung abgesehen. Bitte richten
Sie Ihre Anliegen zum Datenschutz an die unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten; wir
bearbeiten sie dort unmittelbar.

4. INFORMATORISCHE NUTZUNG DER WEBSITE (SERVER-LOG-DATEIEN)

Wenn Sie unsere Website lediglich aufrufen, um sich zu informieren, erheben wir nur
diejenigen Daten, die Ihr Internetbrowser automatisch an unseren Webserver übermittelt und
die technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen. Diese Daten werden in
sogenannten Server-Log-Dateien protokolliert. Erfasst werden dabei in der Regel:

– die IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
– die Adresse der abgerufenen Seite oder Datei sowie die übertragene Datenmenge,
– der Zugriffsstatus (z. B. „Datei übertragen“, „Datei nicht gefunden“),
– die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL), sofern Ihr Browser diese übermittelt,
– Angaben zu dem von Ihnen verwendeten Browser und Betriebssystem.

Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung und Auslieferung der Website und ihrer Inhalte,
Sicherstellung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus, Gewährleistung von Systemsicherheit
und Systemstabilität sowie Erkennung, Abwehr und Aufklärung von Angriffen und Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich
aus den vorgenannten Zwecken, insbesondere dem sicheren und stabilen Betrieb dieser Website.

Speicherdauer: Die Server-Log-Dateien werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.
Tritt ein sicherheitsrelevantes Ereignis ein (z. B. ein Angriff auf unseren Webserver),
speichern wir die betroffenen Log-Daten darüber hinaus, bis das Ereignis beseitigt und
abschließend aufgeklärt ist. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen
findet nicht statt. Eine Auswertung zu Werbe- oder Analysezwecken erfolgt nicht.

Eine Verpflichtung, diese Daten bereitzustellen, besteht nicht; ohne die Übermittlung dieser
technischen Daten ist ein Aufruf der Website jedoch technisch nicht möglich.

5. HOSTING UND TECHNISCHE BETREUUNG

Diese Website wird nicht auf eigenen Servern betrieben. Die unter Ziffer 4 genannten Daten
sowie alle Inhalte dieser Website, einschließlich der über das Kontaktformular übermittelten
Daten (Ziffer 6), werden auf gemieteten Serverkapazitäten verarbeitet und gespeichert.

Mit dem Hosting und der technischen Betreuung dieser Website haben wir beauftragt:

LBM-IT GmbH
Am Jostenhof 31
47441 Moers

Die LBM-IT GmbH verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren
Weisungen; mit ihr besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Serverstandort ist ausschließlich Deutschland. Eine Verarbeitung Ihrer Daten außerhalb
der Europäischen Union findet im Rahmen des Hostings nicht statt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Dienstleister ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO;
unser berechtigtes Interesse liegt in einem professionellen, sicheren und zuverlässigen
Betrieb dieses Internetauftritts. Soweit über die Website eine Anfrage übermittelt wird,
erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1
lit. b DSGVO.

6. KONTAKTFORMULAR

Auf unserer Website stellen wir Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung. Wenn Sie es nutzen,
erheben wir die von Ihnen dort eingegebenen Daten:

– Ihr Name (Pflichtangabe),
– Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe),
– der Betreff Ihrer Anfrage (Pflichtangabe),
– Ihre Nachricht (freiwillige Angabe).

Zusätzlich verarbeiten wir die technischen Daten, die bei der Übermittlung des Formulars
anfallen (siehe Ziffer 4).

Zwecke der Verarbeitung: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, Abwicklung der sich
daraus gegebenenfalls ergebenden Korrespondenz sowie Bearbeitung möglicher Anschlussfragen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung
oder Durchführung eines Vertrages mit uns gerichtet ist. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung
und Abwicklung der an uns gerichteten Anfragen.

Art der Verarbeitung: Die von Ihnen eingegebenen Daten werden uns per E-Mail an ein
Postfach unseres Büros zugesandt und dort gespeichert. Eine Speicherung der Formularinhalte
in der Datenbank dieser Website findet nicht statt; die von uns eingesetzte Formular-Software
speichert übermittelte Nachrichten nicht.

Empfänger: Über die unter Ziffer 5 genannten Dienstleister für Hosting und technische
Betreuung sowie die Anbieterin unseres E-Mail-Dienstes (Ziffer 8) hinaus geben wir diese
Daten nicht weiter, sofern nicht einer der in Ziffer 8 genannten Fälle vorliegt. Zu der
Verarbeitung in unseren Postfächern und zu den damit verbundenen Übermittlungen beachten Sie
bitte die Hinweise unter Ziffer 8.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer
Erhebung nicht mehr erforderlich sind, Ihre Anfrage also abschließend bearbeitet ist und
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Erforderlichkeit prüfen wir
regelmäßig, spätestens alle zwölf Monate.
Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten, soweit dies

– zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1
Satz 1 lit. c DSGVO), insbesondere nach § 147 der Abgabenordnung (AO); Anfragen und
Korrespondenz mit geschäftlichem Bezug unterliegen als Geschäftsbriefe einer
Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, Buchungsbelege und Rechnungen von acht Jahren
und Bücher und Aufzeichnungen von zehn Jahren, jeweils ab Ablauf des Kalenderjahres,
in dem die Unterlage entstanden ist, oder
– zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche innerhalb der
gesetzlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches)
erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).

Erforderlichkeit der Angaben: Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder benötigen wir,
um Ihre Anfrage zuordnen und beantworten zu können. Sie sind weder gesetzlich noch
vertraglich verpflichtet, uns diese Daten bereitzustellen; ohne diese Angaben können wir
Ihre Anfrage über das Formular jedoch nicht bearbeiten. Sie können uns stattdessen
selbstverständlich auch per Post, Telefon, Telefax oder E-Mail erreichen (Ziffer 7).

Die Übermittlung des Formulars erfolgt verschlüsselt (siehe Ziffer 10).

7. KONTAKTAUFNAHME PER E-MAIL, TELEFON ODER TELEFAX

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder per Telefax kontaktieren, verarbeiten wir die
Daten, die Sie uns dabei mitteilen (insbesondere Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihres
Anliegens), zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für mögliche Anschlussfragen.

Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Löschung entsprechen den Angaben unter Ziffer 6.

Bitte beachten Sie: Der Versand unverschlüsselter E-Mails ist nicht gegen Kenntnisnahme
durch Dritte auf dem Übertragungsweg gesichert. Für die Übermittlung besonders
schutzbedürftiger Informationen sprechen Sie uns gern an, damit wir einen geeigneten
Übermittlungsweg vereinbaren können.

8. EMPFÄNGER DER DATEN UND ÜBERMITTLUNG IN DRITTLÄNDER

Innerhalb unseres Büros erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren Daten, die diese
zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.

Externe Empfänger sind:

– die LBM-IT GmbH als Auftragsverarbeiterin für Hosting und technische Betreuung sowie
die von ihr eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (siehe Ziffer 5),
– Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park,
Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, als Anbieterin des von uns genutzten
E-Mail-Dienstes Microsoft 365 (Exchange Online). Anfragen, die Sie über das
Kontaktformular oder per E-Mail an uns richten, werden in unseren dort betriebenen
Postfächern gespeichert und verarbeitet.

Alle vorgenannten Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzrechts
verpflichtet; soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage
eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an weitere Dritte erfolgt nur, wenn

(1) Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 Satz 1
lit. a DSGVO),
(2) die Weitergabe zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
(Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO), etwa gegenüber Steuerbehörden oder
Strafverfolgungsbehörden,
(3) die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6
Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO), oder
(4) die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche
erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes
schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe haben (Art. 6 Abs. 1 Satz 1
lit. f DSGVO).

Übermittlung in Drittländer:

Beim Besuch dieser Website findet keine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der
Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Diese Website lädt keine
Inhalte von Servern Dritter; sämtliche Bestandteile der Seite – einschließlich aller
Schriftarten, Bilder, Skripte und Stylesheets – werden ausschließlich von unserem eigenen
Webserver ausgeliefert (siehe Ziffer 9). Auch das Hosting erfolgt ausschließlich in
Deutschland (siehe Ziffer 5).

Für die anschließende Bearbeitung Ihrer Anfrage in unseren E-Mail-Postfächern nutzen wir
Microsoft 365. Unser Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in
Irland. Microsoft hat sich verpflichtet, Kundendaten und personenbezogene Daten der
Unternehmensdienste innerhalb der sogenannten „EU Data Boundary“ – also in Rechenzentren in
der EU und der EFTA – zu speichern und zu verarbeiten. Microsoft behält sich jedoch
ausdrücklich vor, in bestimmten, begrenzten Fällen Daten auch außerhalb dieses Bereichs zu
übermitteln; dies betrifft insbesondere den Fernzugriff von Support- und Betriebspersonal,
etwa aus den Vereinigten Staaten von Amerika.

Für diese Fälle stützen wir die Übermittlung auf

– den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum
EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Microsoft zertifiziert ist,
sowie
– ergänzend auf die von der Europäischen Kommission erlassenen
Standarddatenschutzklauseln, die Bestandteil des Datenschutznachtrags von Microsoft
sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir weisen darauf hin, dass bei einer Übermittlung personenbezogener Daten in die
Vereinigten Staaten trotz dieser Garantien Risiken verbleiben können: Es ist nicht
auszuschließen, dass dortige Behörden auf die Daten zugreifen, und die Durchsetzung Ihrer
Rechte kann sich gegenüber der Rechtslage innerhalb der Europäischen Union als schwieriger
erweisen.

Wenn Sie eine Verarbeitung Ihrer Anfrage über Microsoft 365 vermeiden möchten, können Sie
uns jederzeit stattdessen per Post oder telefonisch erreichen (Kontaktdaten unter Ziffer 2).